Valstybės institucijos, reaguodamos į XXI a. iššūkius, savo veikloje pradeda diegti privačiajame sektoriuje pasiteisinusias projektų valdymo metodologijas. Viena iš jų – Agile. Ši projektų valdymo metodologija pradėta naudoti 2001 m. Agile labiausiai išpopuliarėjo privačiojo sektoriaus informacinių technologijų sferoje, tačiau vis dažniau taikoma ir įvairių viešojo sektoriaus projektų valdyme. Visgi, pasak Mykolo Romerio universiteto (MRU) docento Adomo Vinco Rakšnio, veiksmingai taikyti šią sistemą viešajame sektoriuje nėra lengva užduotis, procesai gali trukti žymiai ilgiau. Kodėl?
Amerikiečių konsultacinės įmonės „McKinsey & Company“ tyrimas atskleidė, kad Agile metodologijos taikymo iššūkiai pirmiausia susiję su institucijos kultūra. Lietuvoje ir kitose Centrinės ir Rytų Europos šalyse vis dar būdinga biurokratinė valdymo kultūra. MRU ekspertas pažymi, kad esminėms vertybėms priskiriamas stabilumas, nedidelė rizikos tolerancija, formalizuoti santykiai, didelės kontrolės laipsnis, procedūrinė orientacija, institucijų uždarumas, aukšta centralizacija. Dažnai stokojama darbuotojų socializacijos programų, eksperimentavimo galimybių, valstybės tarnautojų įtraukimo į jiems svarbius sprendimus ir projektus. Institucijose matoma ir „kaltės kultūra“, kuomet siekiama sumažinti individualią arba institucinę atsakomybę, stengiamasi kaltę dėl nepasiektų rezultatų primesti kitoms suinteresuotoms šalims, perkeliant ją į aukštesnį lygmenį, o ne prisiimti atsakomybę bei ieškoti sprendimų, leisiančių tokių situacijų išvengti.
Situaciją apsunkina ir hierarchinė kultūra, neatsiejama nuo institucijos struktūros. Dauguma veiksmų turi būti derinami aukštesniu hierarchijos lygmeniu, vadovų ir darbuotojų kiekis yra didelis, būtina laikytis įvairių taisyklių ir procedūrų, o tos sritys, kuriose reglamentavimas itin svarbus (pvz., atsakomybės ir funkcijos), ne visada yra išgrynintos ir apibrėžtos, dažnai susiduriama su tikslų ir interesų konfliktais, viešosios politikos įgyvendinimo kompleksiškumu, biudžeto apribojimais.
Viešojo sektoriaus institucijų veikloje esama ir įvairaus pobūdžio komunikacinių iššūkių. Vengiama arba neefektyviai teikiamas grįžtamasis ryšys, neatsižvelgiama į tarnautojų idėjas, įvairius argumentus, informacija ir žinios sunkiai prieinamos arba stokojama koncentruotos informacijos šaltinių.
Kaip Agile atliepia institucijoms kylančius iššūkius?
Agile metodologija orientuojasi į nuolatinio ryšio su klientu kūrimą ir atvirą komunikaciją. Labai svarbus elementas yra neformalus projektų komandų bendradarbiavimas, nuolatinė refleksija. Pasak A. V. Rakšnio, Agile metodologija remiasi daugiafunkcėmis komandomis, kurioms suteikta teisė veikti ir pasiekti rezultatą.
„Įdomu tai, kad Agile kontekste labai didelis dėmesys yra skiriamas žmonėms, neformaliai komunikacijai ir bendradarbiavimo stiprinimui, greitam reagavimui į pokyčius, suinteresuotoms šalims, decentralizacijai, lyderystei, nuolatiniam mokymuisi. Šios Agile vertybės yra žymiai svarbesnės nei išsami dokumentacija, griežtos procedūros, taisyklės ir turimos priemonės“, – teigia doc. dr. A. V. Rakšnys.
Pagrindiniai valstybinių institucijų iššūkiai, anot Mykolo Romerio universiteto eksperto, yra užtikrinti visuomenės kibernetinį saugumą, didinti sveikatos priežiūros, socialinių, švietimo paslaugų prieinamumą ir kokybę, skatinti inovacijų diegimą ir maksimaliai orientuotis į piliečių poreikių patenkinimą. Agile metodologijos taikymas gali padėti institucijoms įveikti šiuos iššūkius, tačiau tam reikia daug pastangų ir ryžto imtis pokyčių.
Vien naujos metodologijos ir gerų norų nepakanka
Kitas svarbus iššūkis, kurį išskiria MRU docentas, – kompetencijos. „Dinaminėje verslo ir viešojo sektoriaus aplinkoje, valstybinėms institucijoms būtina pritraukti lyderius, galinčius efektyviai įgyvendinti pokyčius. Lietuvos valstybės tarnyboje vis dar susiduriame su dideliu projektų valdymo kompetencijų trūkumu. Tiek jauni talentingi žmonės, tiek aukščiausias kompetencijas ir projektų valdymo patirties turintys vadovai yra būtini veiksmingam Agile taikymui, tačiau juos pritraukti ir išlaikyti yra nelengvas uždavinys. Privatusis sektorius geba pasiūlyti finansiškai palankesnes sąlygas, jame žymiai labiau išplėtotos formalios ir neformalios motyvacinės programos, tad Lietuvos valstybės tarnyboje susiduriama su didele tarnautojų kaita“, – aiškina pašnekovas.
Anot doc. dr. A. V. Rakšnio, valstybės tarnautojai, įpratę prie formalių funkcijų, ne visada supranta Agile sistemoje naudojamas pareigybes, pvz., kuo skiriasi Scrum meistras nuo produkto savininko? Institucijose labai trūksta veiksmingų mokymų ir kompetencijų stiprinimo programų. Reaguodamas į viešojo, privačiojo sektoriaus ir nevyriausybinių organizacijų poreikius, Mykolo Romerio universitetas padeda stiprinti kompetencijas pagal Agile, PMBOK 6 (angl. Project Management Body of Knowledge 6th edition), PRINCE 2 metodologijas Projektų vadybos magistrantūros studijų programoje. Pagrindinis šios MRU programos tikslas – rengti kompetentingus lyderius, gebančius diegti naujoves, kurių taip reikia, norint veiksmingai įveikti minėtus iššūkius.
Šiuo metu projektų valdymo sritis yra viena paklausiausių rinkoje, o projektų valdymo kompetencija atveria realias galimybes dirbti ne tik verslo sektoriuje, Lietuvos ir tarptautinėse kompanijose, bet ir svarbiose viešojo sektoriaus institucijose.
Daugiau apie MRU Projektų vadybos magistrantūros studijų programą skaitykite čia.